税理士へ資料を渡す前に整理しておきたいこと
資料の整理は、見た目をきれいにすることが目的ではありません。帳簿へ記録するときに、どの取引の資料かを確認できる状態にすることが目的です。細かく分けすぎると毎月続かなくなるため、まず大きな種類だけを揃えます。
最初は資料の種類で分けます
紙の領収書、受け取った請求書、発行した請求書、通帳や口座の記録など、種類ごとに分けます。日付順に完璧に並べる前に、何の資料かが混ざらない状態を作ります。
データで受け取る請求書や領収書は、保存する場所とファイル名の付け方を決めておくと、あとから探しやすくなります。
事業用と私用が混ざったものを区別します
一つの口座やカードに事業用と私用の支払いが混ざっている場合は、どれが事業に関係するかを確認できるようにします。資料そのものへ書き込む代わりに、別の一覧や付箋で補足しても構いません。
判断できない支払いは無理に分類せず、「確認が必要なもの」として分けてください。
説明が必要な取引には短いメモを付けます
支払先の名前だけでは内容が分からないもの、通常とは異なる大きな支払い、個人で立て替えたものなどは、後から状況を思い出せる短いメモが役立ちます。
長い説明を書く必要はありません。「打ち合わせ用」「事業用備品」「個人立替」のように、用途を確認する手がかりがあれば十分です。
完璧に揃うまで待たずに区切ります
不足資料が一つあるために、ほかの資料まで渡せない状態にする必要はありません。揃っている資料と、後から確認する資料を分けてお渡しください。
当事務所では、お預かりした範囲と未確認の項目を区別して進めます。現在の保管方法が複雑な場合は、次の月から続けられる方法を一緒に決めます。